Jūties kā birojā!

Mēs visi esam dzirdējuši teicienu “Jūties kā mājās!”, taču šogad, šķiet, šo teicienu varam aktualizēt – “Jūties kā birojā!”.  

Šī gada pavasarī mēs pārcēlāmies uz mājas birojiem, lai pasargātu sevi un apkārtējos no Covid-19 vīrusa. Tajā brīdī uzņēmumiem nebija laika apdomāt un izpētīt, kurus rīkus izvēlēties, lai nodrošinātu viegli pārskatāmu ikdienas darbu, nezaudējot savu konkurētspēju un darbinieku produktivitāti. Diemžēl bija arī tādi uzņēmumi, kas nepaspēja pielāgoties jaunajai situācijai un pārcelties uz digitālo darba vidi, tāpēc darbiniekiem tāpat nācās maiņās braukt uz biroju pēc dokumentiem, lai varētu paveikt savus ikdienas darba pienākumus. 

Daudzi uzņēmumi šajā laikā saprata, cik ļoti svarīgi ir sakārtot un digitalizēt savus darba procesus, un vērsās pie mums, lai ieviestu dokumentu vadības sistēmu. 

Mūsdienīga dokumentu vadības sistēmai piemīt daudzveidīgas iespējas, kas padara attālināto darbu uzņēmumā viegli pārskatāmu, ļauj veidot efektīvu sadarbību ar kolēģiem un sadarbības partneriem, darbam ar dokumentiem digitālajā vidē kļūstot ērtākam nekā ar tik ierastajiem papīra dokumentiem.   

Esam apkopojuši tikai dažus no dokumentu vadības sistēmas ieguvumiem:

Piekļuve dokumentiem jebkurā laikā un vietā 

Sistēma kalpos par drošu un vienotu vidi, kur glabāt visus uzņēmuma dokumentus. Tajā būs iespējams kontrolēt darbinieku piekļuvi dokumentiem, tādējādi nodrošinot to konfidencialitāti un drošību. Rezultātā darbinieks varēs strādāt no mājām, jūtoties kā birojā, un padarīt savus darbus. 

Darbs kopā ar kolēģiem pie dokumenta sagatavošanas 

Mēs visi zinām, ka, strādājot ar dokumentiem, tiem izveidojas vairākas versijas, kurām ir grūti izsekot līdzi e-pastu sarakstēs, kad katrs no darbiniekiem spiež e-pasta vēstulē pogu “Atbildēt visiem” un pieliek dokumentam savus iniciāļus vai ko līdzīgu versijas numuram. Dokumentu vadības sistēma sniedz iespēju ne tikai redzēt dokumenta izmaiņu vēsturi, bet arī rediģēt to tiešsaistē vienlaikus ar citiem kolēģiem, padarot dokumentu sagatavošanu ātrāku un ērtāku .

Vienkāršāka dokumentu saskaņošana un pārskatāms process  

Rēķini, līgumi, iesniegumi – šie ir tikai daži no dokumentiem, kurus darba ikdienā ir nepieciešams saskaņot. Bet saskaņošana ierastajā veidā, savācot atbildīgi personu vīzas, attālinātajā darbā vairs nav iespējama vai ir lēna, savukārt e-pasts nav pietiekami drošs. Dokumentu vadības sistēma padarīs dokumentu saskaņošanu vienkāršāku nekā jebkad. Apstiprinājums vai noraidījums būs viena klikšķa attālumā un būs jau uzreiz arī gatavs pārskats par saviem un savu kolēģu lēmumiem vienotā sistēmā. 

Sekošana līdzi saviem un savu darbinieku uzdevumiem 

Strādājot no mājām uzņēmuma darbinieki sazinājās pa tālruni, ar  e-pasta starpniecību, bet daļu darbu vienalga varēja veikt tikai birojā. Kā šādā brīdī izsekot, pie kā dokuments atrodas, cik tālu pavirzījies darbs ar to, vai termiņi jau sen nav nokavēti? Dokumentu vadības sistēmā visi uzdevumi ir pārskatāmi un var ērti sekot gan padarīto darbu apjomam, gan termiņu kavējumiem, gan ieraudzīt, kurš darbinieks, iespējams, ir pārslogots, bet kuram var izticēt vēl papildus uzdevumus. 

E-paraksts 

Attālinātā darba apstākļos par neaizvietojamu darba rīku kļuva E-paraksts. Tas ļāva noslēgt līgumus un parakstīt citus svarīgus dokumentus, kaut vai atrodoties savā mājas dīvānā vai tālu no sava biroja, laukos. Arī ikdienā e-paraksts atvieglo un paātrina darba procesu, izmantojot parakstu datorā vai mobilo e-parakstu eParaksts Mobile. Ar klientu, biznesa partneri vai savu vadītāju – dokuments šādi būs parakstīts dažu minūšu laikā. 

Šī ir tikai neliela daļa no iespējām, ko piedāvā dokumentu vadības sistēma. Ar gudri izvēlētiem digitālajiem palīgiem darbs mājās var būt tikpat produktīvs un efektīvs kā darbs birojā. COVID-19 ir mainījis uzņēmumu ikdienas darbu un tiem bija jāpieņem lēmums strādāt gudrāk, tas ir, kur attālināts darbs, digitālie dokumenti un to saskaņošana varētu būt uzņēmuma ikdiena. Mūsu klienti to novērtēja, jo mūsu dokumentu vadības sistēma ļāva viņiem strādāt arī Covid-19 laikā, piemēram, no sava lauku īpašuma Latvijā vadīt biznesu Spānijā, kura bija viena no vīrusa visvairāk skartajām valstīm un uz kuru aizbraukt nebija iespējams. Rezultātā darbs ar dokumentu vadības sistēmu uzņēmumiem palīdz gan ietaupīt laiku un naudu, gan padarīt darba ikdienu ērtāku. 

Vai arī Tavs uzņēmums apsver ideju par darba procesu digitalizēšanu? Piesakies uz mūsu dokumentu vadības sistēmas demonstrāciju un uzzini vairāk par tās iespējām un priekšrocībām! Vairāk informācijas šeit: https://www.dzc.lv/risinajumi1/dokumentu-vadibas-sistema/