Elektroniskie dokumentu aprites rīki – uzņēmumu jaunās ikdienas sastāvdaļa

Arvien vairāk uzņēmumu savu ikdienu nespēj iedomāties bez elektroniskas dokumentu aprites sistēmas, taču ir vēl daļa uzņēmumu, kuru ikdiena aizrit ar papīra kalniem uz galda. Mēs zinām, ka pāriešana elektroniskā darba vidē ne vienmēr ir tas vieglākais process, taču tā var būt Jūsu jaunā ikdiena.

Kā tad izmainās uzņēmuma ikdiena? To vislabāk raksturotu šie 4 elementi:

• Ērtība. Dokumentu vadības sistēma nodrošina strukturētu un viegli pārskatāmu dokumentu glabāšanu, kur iespējams viegli un ātri atrast dokumentus. Tāpat ļoti ērts elements ir dokumentu priekšskatīšana, kas ļauj tos apskatīt pat neatverot. Dokumentu versiju vēstures saglabāšana nodrošinās vieglāku nepieciešamo versijas atrašanu. Šī sistēma tiek pielāgota Jūsu uzņēmuma vajadzībām, kas atvieglotu procesus un padarītu ikdienas darbības ērtākas un ātrākas.
• Kontrole. Uzņēmumu vadītājiem ir svarīgi spēt kontrolēt procesus uzņēmumā, lai viss noritētu pēc plāna. To var nodrošināt mūsu Dokumentu vadības sistēma, kas piedāvā iespēju uzdot uzdevumus darbiniekiem un kontrolēt to izpildi, kā arī sekot līdzi līgumu un citu dokumentu izpildes termiņiem. Atgādinājumu serviss, savukārt, palīdzēs nokontrolēt nepieciešamo uzdevumu un darbību izpildi nepieciešamajā laika posmā.
• Drošība. Šis aspekts ir ļoti svarīgs, ja runa ir par uzņēmumā esošos dokumentus un informāciju. Dokumentu vadības sistēma nodrošina pielāgotas dažādu līmeņu piekļuves iespējas, lai pasargātu dokumentus no nesankcionētām darbībām un piekļuvēm. Tādējādi katrs darbinieks varēs piekļūt un rīkoties tikai ar tiem dokumentiem, kuriem tas būs nepieciešams.
• Automatizācija. Taupot Jūsu laiku, mūsu sistēma ir izstrādāta tā, lai pēc iespējas automatizētu dažādus procesus. Tādas opcijas, kā autonumerācija, dokumentu ģenerēšana no veidnēm, saskaņošanas darbplūsmu izveide, e-paraksta un e-adreses integrācija ir tikai daži automatizāciju ietverošie procesi. Ikdienas darbā tie palīdzēs taupīt laiku un arī naudu, lai paveiktu visu nepieciešamo, optimizējot resursus.

Dokumentu vadības sistēmas ieviešanai ir vairāki ieguvumi. Tā, protams, ir laika un finanšu resursu ekonomija, optimizējot procesus un padarot tos ērtākus un ātrākus. Tiks sakārtoti dažādi iekšējie biznesa procesi, kā arī tie tiks daļēji automatizēti, tādējādi samazinot kļūdas iespējamību un optimizējot Jūsu resursus. Drošība vienmēr ir pirmajā vietā, līdz ar to arī droša dokumentu aprite nav mazsvarīgs aspekts lēmuma pieņemšanā. Dokumentu vadības sistēma palīdzēs Jūsu uzņēmumam attīstīties un augt dažādu procesu automatizācijas dēļ.

Piesakieties uz Dokumentu vadības sistēmas demonstrāciju tiešsaistē vai klātienē!
Vairāk informācijas šeit .