Veiksmīgas dokumentu pārvaldības ieteikumi

Digitālo dokumentu pārvaldība var būt nogurdinošs un sarežģīts process, ja tas netiek darīts sistemātiski un pārdomāti. Pazuduši dokumenti, nepārskatāmas mapes, nesaprotami nosaukumi – vai tas izklausās pazīstami? 

PricewaterhoseCoopers pētījums liecina, ka : 

• 80% darbinieku velta 30 minūtes informācijas meklēšanai katru dienu; 
• 60% darbinieku katru dienu velta apmēram 1 stundu, dublējot kolēģu darbu; 
• 7.5% tiek pazaudēti; 
• 3% no dokumentiem tiek novietoti nepareizajā vietā. 

Statistika skaidri ieskicē lielākās kļūdas, kas tiek pieļautas dokumentu pārvaldības procesos. Patiesībā vien pāris vienkārši paņēmieni var palīdzēt Jūsu darba ikdienu padarīt efektīvāku un dokumentu pārvaldību  produktīvāku.  

1.Vienoti dokumentu nosaukumi 

Izvēlieties vienotu dokumentu nosaukumu nomenklatūru tā, lai to ir viegli saprast un atkārtot. Izmantojiet īsus un precīzus vārdus kopā ar unikāliem identifikatoriem, kas palīdzēs ne tikai viegli un ātri atrast dokumentu, bet arī saprast saturu. Vienota nosaukumu nomenklatūra padarīs dokumentu meklēšanu un filtrēšanu efektīvāku, tādējādi samazinot nevajadzīgi izniekoto laiku uz informācijas meklēšanu. 

2.Dažādas mapes dažādu veidu dokumentiem 

Darba ikdienā var sastapties ar dažāda veida dokumentiem – rēķini, līgumi, iesniegumi utml. Tieši šis parametrs ir tas, ko var izmantot kā dokumentu klasificēšanas parametru, veidojot atsevišķas dokumentu mapes katram dokumentu veidam. Tādējādi nepieciešamo informāciju būs vieglāk atrast un samazināsies dokumentu pazušanas varbūtība. Tāpat katra dokumenta veida mapē var veidot vēl apakšmapes pa gadiem, pa mērķiem, pa klientiem utml., kas palīdzēs izveidot vēl detalizētāku un strukturizētāku dokumentu glabāšanu. 

3.Neaktuālo dokumentu pārvietošana 

Ikdienas darbā ar dokumentiem var gadīties tā, ka informācija gūzma kļūst pārāk liela un tajā orientēties kļūs aizvien sarežģītāk. Šī iemesla dēļ meklēšana var aizņemt daudz laika vai pat neatgriezt nekādus rezultātus. Tādēļ ir svarīgi pārvietot dokumentus, kas vairs nav aktuāli, prom no aktīvajām mapēm, lai tajās paliek tikai aktuālā informācija. Protams, ne visus dokumentus drīkst un ir nepieciešams dzēst, taču tos ir iespējams arhivēt un uzglabāt uz nepieciešamo laika periodu.  

 4.Dokumentu vadības sistēma 

Digitālo dokumentu lielākā priekšrocība ir tāda, ka tā dod iespēju automatizēt dažādus biznesa procesus, tādējādi atstājot vairāk laika svarīgākiem darbiem. Dokumentu vadības sistēma nodrošina šo iespēju, līdztekus augstākminētajiem ieteikumiem veiksmīgai dokumentu pārvaldībai. Sistēma kalpos ne tikai kā vienota dokumentu glabātuve, bet arī iespēja kopdarbībai, darbam ar eAdresi, elektroniskai parakstīšanai, caurspīdīgai uzdevumu pārvaldībai un pat automatizētai dokumentu sagatavošanai. 

Sakārtota un strukturizēta dokumentu pārvaldība ir viens no stūrakmeņiem, kas palīdz biznesam augt un attīstīties, tādējādi sniedzot iespēju konkurēt. Vien daži nelieli uzlabojumi ikdienas darbā palīdzēs Jums dokumentu pārvaldību padarīt efektīvāku.  Taču dokumentu vadības sistēma ir ieguldījums, kas palīdzēs ne tikai dokumentus pārvaldīt, bet arī tos veidot, saskaņot un pat nosūtīt.